1. WSTĘP

1.1. Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych („Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych w firmie Newport Logistics Sp. z o.o.. („Administrator Danych”). Administrator zapewnia, że przetwarzanie danych osobowych w przedsiębiorstwie Administratora jest zgodne z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

1.2. Państwa prywatność jest ważna dla Administratora Danych i ważne jest, aby dane osobowe zebrane na Państwa temat były przechowywane i przetwarzane w sposób bezpieczny i zgodny z RODO. W niniejszej Polityce Administrator Danych podaje informacje o rodzajach danych osobowych, które mogą być przetwarzane, w jakich celach, na jakich podstawach prawnych, w jaki sposób są gromadzone, komu mogą być udostępniane i jak długo mogą być przechowywane. Administrator Danych informuje również Państwa o przysługujących Państwu prawach i sposobie skontaktowania się z Administratorem danych.

1.3. W przypadku współpracy z osobą trzecią, która obejmuje przetwarzanie danych osobowych, Administrator Danych zapewnia, że taka osoba trzecia zobowiązuje się do zagwarantowania odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, mając jednak na uwadze postanowienia Polityki.

1.4. Administrator Danych wyznacza osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych, tj. Inspektora Ochrony Danych („IOD”) lub Koordynatora Ochrony Danych („KOP”) oraz zapewnia odpowiednie środki i zasoby niezbędne do wykonywania odpowiednich zadań.

2. PRZEKAZYWANIE I PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH

2.1. Administrator Danych nie udostępnia, nie sprzedaje, nie przekazuje ani w żaden inny sposób nie rozpowszechnia Państwa danych osobowych stronom trzecim i nie będzie tego robić w przyszłości, chyba że (i) jest to wymagane przez prawo, (ii) jest to wymagane do celów umowy lub (iii) wyrazili Państwo wyraźną zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Na przykład może być konieczne przekazanie Państwa adresu i danych zamówienia naszym kontrahentom, gdy zamawiają Państwo usługi. Administrator Danych może również ujawnić Państwa dane osobowe innym podmiotom. Takimi odbiorcami mogą być dostawcy usług współpracujący z Administratorem Danych, tj. firma księgowa, konsultanci zewnętrzni, dostawcy rozwiązań IT.

2.2. Dane osobowe gromadzone przez Administratora Danych są przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), ale mogą być również przekazywane i przetwarzane w kraju spoza EOG („Kraj Trzeci”). Po takim przekazaniu przetwarzanie danych osobowych użytkownika nadal odbywa się zgodnie z RODO. W przypadkach, w których przetwarzanie danych osobowych użytkownika odbywa się poza UE/EOG, wynika to z ustalenia przez Komisję Europejską, że kraj trzeci zapewnia odpowiedni poziom ochrony lub zapewnia odpowiednie zabezpieczenia w celu zapewnienia ochrony praw użytkownika.

3. CELE PRZETWARZANIA

3.1. Administrator Danych przetwarza dane osobowe użytkownika w różnych celach, które zostaną opisane bardziej szczegółowo poniżej. Niezależnie od tego, czy są Państwo pracownikiem, klientem, użytkownikiem naszej strony internetowej, osobą kontaktową lub inną osobą, której dane osobowe przetwarzamy, możemy gromadzić i przetwarzać następujące dane osobowe (w tym między innymi): imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego, adres, adres e-mail i numer telefonu komórkowego.

3.2. Administrator Danych przetwarza dane osobowe przede wszystkim w celu (i) wykonania umowy lub (ii) spełnienia obowiązku prawnego. Administrator Danych może również przetwarzać dane osobowe użytkownika ze względu na (iii) swój „uzasadniony interes” lub (iv) Państwa wyraźną zgodę.

3.3. Jeśli są Państwo zatrudnieni na podstawie umowy o pracę (lub są Państwo kandydatami do zatrudnienia) lub współpracownikami na podstawie innego rodzaju umowy (lub potencjalnymi współpracownikami), Administrator Danych przetwarza Państwa dane osobowe w celu wykonania takich umów, zgodnie z przepisami prawa pracy. Niezależnie od formy prawnej zatrudnienia, Administrator Danych przetwarza Państwa dane osobowe w celu wywiązania się z obowiązków przewidzianych w przepisach o podatkach, rachunkowości i ubezpieczeniach społecznych.

3.4. Jeśli są Państwo osobą kontaktową dla któregokolwiek z naszych (obecnych lub potencjalnych) klientów, dostawców lub partnerów, Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w celu zawierania umów z Administratorem Danych i zarządzania nimi. Niektóre dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu zapewnienia przestrzegania zobowiązań prawnych przez Administratorów Danych.

3.5. W związku z korzystaniem przez użytkownika ze strony internetowej Administratora Danych, Administrator Danych gromadzi dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności użytkownika na stronie internetowej. Szczegółowe zasady i cele przetwarzania danych osobowych gromadzonych podczas korzystania ze strony internetowej zostały opisane poniżej, bardziej szczegółowo na stronie internetowej, patrz https://blue-assets.com/en/about-us/.

3.6. W szczególnych sytuacjach Administrator Danych może przetwarzać Państwa dane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, w związku z prawnie uzasadnionym interesem polegającym na ochronie swoich praw.

3.7. W niektórych sytuacjach Administrator Danych może wymagać Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych. Prosimy pamiętać, że w takich przypadkach decyzja o udzieleniu lub odmowie udzielenia zgody należy do Państwa i nie wiąże się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami. W przypadku przetwarzania opartego na zgodzie, mogą Państwo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na legalność przetwarzania przeprowadzonego przed wycofaniem zgody. W przypadku wycofania zgody Administrator Danych może nie być w stanie świadczyć Państwu określonych usług.

4. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

4.1. Państwa dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów Administratora Danych określonych w niniejszej Polityce Prywatności lub zgodnie z odrębnymi informacjami przekazanymi przez Administratora Danych. Okres przechowywania danych osobowych przetwarzanych przez Administratora Danych w jego uzasadnionym interesie może z czasem ulec zmianie. Zależy to między innymi od technologii i decyzji biznesowych Administratora Danych.

4.2. Administrator Danych przetwarza dane osobowe z zastrzeżeniem zasady ograniczenia przechowywania danych i zapewnia, że dane osobowe są przetwarzane tylko tak długo, jak jest to zgodne z RODO.

4.3. Jeżeli okres przechowywania danych osobowych nie jest wyraźnie określony przez prawo, Administrator Danych samodzielnie określa okresy przechowywania, zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e) RODO).

4.4. Administrator Danych zapewnia, że po osiągnięciu wszystkich celów przetwarzania danych osobowych nie będą wykonywane na nich żadne operacje poza ich usunięciem. Tam, gdzie to możliwe, Administrator Danych wdrożył mechanizmy automatycznego usuwania danych, aby zapewnić ich usunięcie po upływie okresu przechowywania.

4.5. Dane osobowe, które Administrator Danych jest zobowiązany przechowywać na podstawie przepisów prawa, będą przetwarzane przez cały okres trwania tego obowiązku wynikający z przepisów prawa. Inne dane dotyczące usługi, umowy lub zatrudnienia będą przechowywane przez cały okres obowiązywania umowy/zatrudnienia, a następnie do dnia przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub do upływu okresu wskazanego w treści zgody.

5. PAŃSTWA PRAWA

5.1. Posiadają Państwo szeroki zakres praw w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Administratora Danych. Poniżej znajdują się ogólne informacje na temat tych praw oraz wskazówki dotyczące ich egzekwowania. Żądanie wykonania Państwa praw może zostać złożone w formie pisemnej przesłanej pocztą elektroniczną na adres e-mail Administratora Danych, który znajduje się poniżej, w sekcji „Dane kontaktowe”. Administrator Danych niezwłocznie odpowie na Państwa żądanie.

5.2. Przysługuje Państwu prawo do uzyskania informacji o tym, czy i w jakim zakresie przetwarzamy Państwa dane osobowe. W odpowiedzi na Państwa żądanie przekażemy Państwu (pisemnie lub elektronicznie, w zależności od Państwa wyboru) informacje o zakresie i celach przetwarzania Państwa danych osobowych, kategoriach przetwarzanych danych, okresie przetwarzania, podmiotach, którym Państwa dane osobowe zostały udostępnione lub którym przetwarzanie Państwa danych osobowych zostało powierzone (tzw. odbiorcach danych osobowych), a także informacje o źródłach Państwa danych. Jeśli przetwarzanie obejmuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji w odniesieniu do Państwa sytuacji, zostaną Państwo również poinformowani o logice związanej z takim procesem podejmowania decyzji, ich znaczeniu i oczekiwanych konsekwencjach. Mają Państwo również prawo zażądać kopii swoich danych osobowych. Jednak tylko pierwszy egzemplarz zostanie dostarczony bezpłatnie. Drugi i każdy kolejny egzemplarz może zostać dostarczony odpłatnie.

5.3. Mają Państwo prawo do sprostowania niedokładnych danych osobowych, a także do aktualizacji lub uzupełnienia swoich danych, jeśli Państwa dane lub Państwa sytuacja uległy zmianie. Ponadto mają Państwo prawo zażądać usunięcia swoich danych przetwarzanych przez Administratora Danych lub ograniczenia przetwarzania, o ile spełnione są warunki prawne.

5.4. Mają Państwo prawo zażądać przesłania swoich danych osobowych innemu administratorowi lub uzyskania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Prawo to jest ograniczone wyłącznie do danych osobowych, które Administrator Danych otrzymał od Państwa.

5.5. Mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych w uzasadnionym interesie Administratora Danych. Sprzeciw musi być uzasadniony, ponieważ jego zasadność jest oceniana przez Administratora Danych. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania danych, chyba że będziemy w stanie wykazać uzasadniony powód przetwarzania danych, który ma pierwszeństwo przed Państwa interesami i prawami lub z powodu roszczeń prawnych.

5.6. Jeśli Państwo uważają, że przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych może naruszać Państwa prawa, prosimy o poinformowanie nas o tym. Ponieważ ochrona prywatności jest istotnym obszarem naszej działalności, jesteśmy wdzięczni za wszelkie komentarze i sugestie w tej sprawie. Niemniej jednak są Państwo uprawnieni do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Administratora Danych do organu nadzorczego za pośrednictwem strony https://uodo.gov.pl/en/485.

6. DANE KONTAKTOWE

Wyznaczyliśmy Koordynatora Ochrony Danych Osobowych odpowiedzialnego za sprawy z zakresu ochrony danych osobowych. Z koordynatorem Ochrony Danych można skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej: sostrowski@newportlogisticsfund.com